Wann ist der richtige Moment, eine Visitenkarte zu überreichen und wer sollte sie zuerst überreichen?

Du bist als Gast eingeladen, dann überreichst du deine Visitenkarte bei Beginn deines Besuches. Tue das mit einem freundlichen Lächeln und mit Blickkontakt. Deinem Gegenüber dient die Karte als Gedächtnisstütze und Erleichterung, denn er kann ersehen wer Du bist, in welcher Funktion, für welche Firma und für welche Branche.

Danach wird dir die gastgebende Person seine Visitenkarte überreichen. Nehme die Karte entgegen und werfe auf jeden Fall einen aufmerksamen Blick darauf. Es gilt als unhöflich, die Karte ungelesen einzustecken. Sie wird wichtige Informationen für dich bereit halten die du vielleicht bei der persönlichen Vorstellung nicht bekommen hast wie z.B. einen Titel und/oder akademische Grade. Sie wird dir auch bei der korrekten Anrede deines Gegenüber helfen.

Verwende die Karte deines Gastgebers auf der Rückseite für Notizen die du für ein nächstes Gespräch bei einer nächsten Kontaktaufnahme mit ihm verwenden kannst. So macht es z.B. immer einen guten Eindruck, zum Geburtstag oder zu einem Jubiläum zu gratulieren oder zu wissen, welches Hobby der Gesprächspartner hat. Aber bitte mache deine Notizen unbedingt erst nach dem Termin und nicht in Gegenwart deines Gegenübers.

Verteilung der Visitenkarte in der Gruppe

Kennst du die Gruppe und den Ranghöchsten, bekommt der zuerst Deine Visitenkarte. Ist dir die Hierarchie nicht bekannt, verteile deine Karten der Reihe nach.

In einem Meeting kommt es vor, dass man vorab keine Gelegenheit zur Weitergabe seiner Visitenkarte hatte. Man gibt sie dann nach dem Meeting persönlich an die Teilnehmer die sich dafür interessieren. Ein Aufdrängen auf jeden Fall vermeiden.

Bei Besuch in einem Unternehmen in dem man Dich noch nicht kennt

In einem Dir noch unbekannten Unternehmen in dem man auch Dich noch nicht kennt, gibst Du Deine Visitenkarte am Empfang oder im Sekretariat ab. Das macht die Anmeldung und ggfls. das Ausfüllen von Besucherausweisen einfacher. Dein Name kann richtig ausgesprochen werden und mögliche Verwirrung wird ausgeschlossen. Normalerweise erhältst Du Deine Karte anschließend vom Empfangspersonal wieder zurück.

Welche Angaben gehören auf eine Visitenkarte

Mit Deiner Visitenkarte repräsentierst Du Dein Unternehmen und dich selbst. Sie ist das, was der andere sichtbar von Dir mitnimmt und auch später immer wieder mit Dir in Verbindung bringt.

 Deshalb sind Inhalt und Form sehr wichtig mit folgenden Angaben:

• Firmenname und Logo
• Vor- und Zuname, eventuell vorhandene Titel und akademische Grade
• Funktion und die Abteilung, in der Du tätig bist
• Adresse mit Angaben zu Telefon, Handy, Fax, E-Mail- und Internet-Adresse

Nur „saubere“ Visitenkarten mit aktuellen und korrekten Daten überreichen

Wenn sich Adresse, Telefonnummer oder Position geändert haben, ist es an der Zeit, schleunigst neue Karten drucken zu lassen. Handschriftliche Streichungen oder sonstige Änderungen sind  unprofessionell und schaden dem guten Image. Und genau das soll ja mit einer professionell gestalteten Visitenkarte vermittelt werden. Darum sind auch fleckige, verfärbte oder gar geknickte Karten für die Weitergabe eine Unmöglichkeit. Ein spezielles Etui oder Mäppchen, welches du stets griffbereit haben solltest, verhindert die Beschädigung und vermeidet Gebrauchsspuren.

Der Visitenkarten-Tausch ist ein Ritual

Bitte bedenke! Die Visitenkarte ist ein Stück Identität. Verzichte nicht auf die Geste des Austauschs – des Gebens und Nehmens. Sie ist ein positives Ritual und auch Signal, um ein Gespräch einzuleiten.